Квалифициран електронен печат: какво е и кога трябва на фирмата

Квалифицираният електронен печат е електронният аналог на фирмения печат: той показва, че документът идва от определена организация и не е променян след това. За разлика от квалифицирания електронен подпис (КЕП), той не е на човек, а на самото юридическо лице. Затова не замества подписа на управителя, но е удобен там, където организацията издава много документи или ги подпечатва автоматично от своя система.

Тук обясняваме какво казва Регламент (ЕС) № 910/2014 (eIDAS) за печата, по какво се различава от подписа, кога има смисъл за фирма и какво пишат за него доставчиците. Цитираме консолидирания текст на регламента в EUR-Lex към 18.10.2024; продуктите на доставчиците са описани към 28.10.2026.

Какво е електронен печат по eIDAS

Регламентът дава отделни определения за печата в чл. 3 (EUR-Lex):

• създател на печат е юридическо лице, което създава електронен печат (т. 24);
• електронен печат са данни в електронна форма, които се добавят към други данни или са логически свързани с тях, за да гарантират произхода и целостта им (т. 25);
• усъвършенстван електронен печат отговаря на изискванията на чл. 36 (т. 26);
• квалифициран електронен печат е усъвършенстван печат, създаден от устройство за създаване на квалифициран печат и основан на квалифицирано удостоверение за електронен печат (т. 27);
• удостоверението за електронен печат свързва данните за проверка на печата с юридическо лице и потвърждава името му (т. 29). Квалифицираното удостоверение се издава от доставчик на квалифицирани удостоверителни услуги и отговаря на приложение III (т. 30) (EUR-Lex).

По чл. 36 усъвършенстваният печат е свързан по уникален начин със създателя, може да го идентифицира, създаден е с данни, които създателят ползва с висока степен на доверие и под свой контрол, и е свързан с подпечатаните данни така, че всяка последваща промяна да се забелязва (EUR-Lex).

Правна сила: подпис и печат не са едно и също

Двата инструмента имат различна правна последица и тя е най-важната разлика:

• Квалифицираният електронен подпис има правна сила, равностойна на саморъчния подпис (чл. 25, ал. 2) (EUR-Lex). С него конкретен човек прави изявление.
• Квалифицираният електронен печат се ползва от презумпция за цялост на данните и точност на произхода им (чл. 35, ал. 2). Той доказва, че документът е от тази организация и не е променян, но не е изявление на конкретно физическо лице.

И за двата важи едно и също правило: правната им сила и допустимостта им като доказателство в съд не могат да бъдат оспорени само защото са в електронна форма или не са квалифицирани (чл. 25, ал. 1 и чл. 35, ал. 1) (EUR-Lex).

B-Trust формулира разликата практично: печатът удостоверява произхода и целостта на документите и не бива да се ползва като електронен подпис на юридическото лице, защото подписът се поставя от физическо лице (B-Trust (БОРИКА)). Затова, когато държавен портал иска „подпис на представителя“, печатът няма да свърши работа; за това вижте КЕП за фирма.

Удостоверение, устройство, проверка

• Удостоверението отговаря на приложение III от регламента и не може да бъде обвързвано със задължителни изисквания извън него (чл. 38, ал. 1 и 2). Ако бъде отменено, губи валидност от момента на отмяната и статутът му не може да се възстанови (чл. 38, ал. 4) (EUR-Lex).
• Устройството за създаване на квалифициран печат трябва да отговаря на същите изисквания като устройството за квалифициран подпис (чл. 39). Регламентът допуска и управление на такова устройство от разстояние от доставчик (чл. 39а), тоест печат в облак.
• Проверката и съхраняването на квалифицирани печати следват правилата за подписите (чл. 40).

В публичните услуги, когато държава членка изисква усъвършенстван печат, тя трябва да приема и печати с по-високо ниво, включително квалифицирани (чл. 37) (EUR-Lex). За трансгранично ползване не може да се иска ниво над квалифицирания печат.

Кога фирмата има нужда от печат

Печатът е подходящ, когато документът говори от името на организацията, а не на конкретен служител:

1. Масово издаване на документи от система. Удостоверения, сметки, отчети, извлечения, които се генерират автоматично. Документът е на организацията, а не на служителя, който е натиснал бутона; InfoNotary, например, предлага печата изрично и за автоматизирано ползване (InfoNotary).
2. Документи, които трябва да се проверяват дълго след издаването. Получателят вижда кой ги е издал и дали са променяни.
3. Цифрови активи. B-Trust посочва, че печатът може да удостоверява и софтуерен код или сървъри (B-Trust (БОРИКА)).

Пример от държавната администрация: електронното свидетелство за съдимост на неосъждано лице се подпечатва с усъвършенстван електронен печат на Министерството на правосъдието (чл. 35а, ал. 8 от Наредба № 8), без служител да подписва всяко свидетелство (Lex.bg).

Кога печатът не е отговорът: подаване на декларации и заявления, за които порталът иска подпис на представителя; договори, при които другата страна иска подпис на управителя; упълномощаване. Ако мислите за печат заради електронните фактури, първо прочетете правилата за е-фактура: там обясняваме какво изисква законът.

Какво предлагат доставчиците

Подредбата е по азбучен ред. Цени не даваме тук; те са в сравнението на доставчиците.

• B-Trust (БОРИКА). Квалифицирано удостоверение за квалифициран електронен печат за юридически лица; може да се издаде и за едноличен търговец. Срок 1 или 3 години, вариант без карта и четец или пълен комплект с карта и USB четец. Поръчва се онлайн или в офис, но за издаването е нужно лично явяване в регистрационно звено на доставчика. Изисква се документ за правния статус, документ за самоличност на представителя и, ако е упълномощено друго лице, нотариално заверено пълномощно по образец на доставчика (B-Trust (БОРИКА)).
• Evrotrust. На бизнес страницата, която прочетохме, отделен продукт за квалифициран печат не открихме; доставчикът предлага безплатно валидиране на електронни подписи и печати (Evrotrust).
• InfoNotary. Квалифициран електронен печат за юридически лица на хардуерен криптографски модул (HSM) или смарт карта, с ръчно и автоматизирано ползване. Срок 1 или 3 години. Изискват се документ за самоличност на заявителя, искане за издаване, договор и при нужда пълномощно и документ за регистрация (InfoNotary).
• StampIT (Информационно обслужване). В документите на StampIT е публикувана политика „Издаване на квалифицирани удостоверения за електронен печат“ и декларация-съгласие на създателя на печат. Подробно продуктово описание на печата на страниците, които прочетохме, не открихме; попитайте доставчика (StampIT).

Как да проверите печат

Подпечатан PDF или.p7s файл може да отворите в нашата проверка на подпис. Тя чете декларациите в удостоверението и показва дали е квалифицирано и дали е за подпис или за печат. Ако софтуерът за подписване на компютъра ви не разпознава удостоверението, вижте файлове и инструкции.