Електронна фактура: правила по ЗДДС, подпис, съхранение и ViDA

В България фактура може да се издаде на хартия или в електронна форма и законът ги третира еднакво по съдържание. Разликите са в три неща: получателят трябва да е съгласен с електронната форма, издателят отговаря за това фактурата да е истинска, цяла и четима, и електронният архив трябва да пази данните, които го доказват. Тук обясняваме какво казват ЗДДС, Законът за електронния документ и Законът за обществените поръчки към 28.10.2026 и накъде отива правото на ЕС. Текстът не замества съвет от счетоводител.

Практическата част (как се изпраща, в какъв формат, как се пази) е в как се изпраща е-фактура.

Какво казва ЗДДС за електронната фактура

ЗДДС не създава отделен вид фактура. Изискванията за съдържание в чл. 114, ал. 1 са едни и същи: наименование на документа, пореден десетразряден номер, дата, данни за доставчика и получателя, количество и вид на стоката или услугата, дата на данъчното събитие, данъчна основа, ставка, размер на данъка и т.н. От 1.01.2026 сумите могат да са в коя да е валута, но данъчната основа и данъкът се посочват в евро (чл. 114, ал. 5).

Специално за електронните фактури са следните правила:

• Съгласие на получателя (чл. 114, ал. 9). Документирането с електронни фактури и известия се допуска, ако получателят го приема „с писмено или мълчаливо съгласие“ (цитат от закона). Законът не изисква отделен формуляр за съгласието; как да го документирате, обсъдете със счетоводителя си.
• Кога е издадена (чл. 113, ал. 12). Електронната фактура се смята за издадена на датата, на която доставчикът я е предоставил така, че клиентът да може да я получи.
• Срок (чл. 113, ал. 4). Фактурата се издава не по-късно от 5 дни от данъчното събитие или от получаването на авансово плащане, независимо от формата.
• Истинност, цялост и четимост (чл. 114, ал. 6). Всяко данъчно задължено лице, по начин, който само избира, осигурява от издаването до края на срока за съхранение автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на издадените и получените фактури, на хартия или в електронна форма.

Нужен ли е електронен подпис

Не по закон. В списъка със задължителни реквизити в чл. 114, ал. 1 няма подпис или печат. Начинът, по който се гарантират истинността и целостта, е избор на фирмата:

• Контрол на стопанската дейност (чл. 114, ал. 10). Достатъчен е всякакъв контрол, който създава надеждна одитна следа между фактурата и доставката: договор, поръчка, документ за доставка, плащане.
• Примерни технологии (чл. 114, ал. 11). Законът дава като примери квалифициран електронен подпис по Регламент (ЕС) № 910/2014 и ЗЕДЕУУ или електронен обмен на данни (EDI).

С други думи, КЕП върху фактурата е един от начините да докажете произход и цялост, а не условие за валидност. Ако решите да подписвате, стъпките за PDF са в как да подпишете PDF с КЕП.

За самия електронен документ ЗЕДЕУУ препраща към определението в Регламент (ЕС) № 910/2014 и казва в чл. 3, ал. 2, че писмената форма е спазена, ако е съставен електронен документ с електронно изявление. Според чл. 13, ал. 4 обикновеният и усъвършенстваният електронен подпис имат силата на саморъчен, когато това е уговорено между страните. Квалифицираният подпис е обяснен в какво е КЕП.

Колко време се пазят фактурите

Чл. 121, ал. 1 от ЗДДС задължава всяко данъчно задължено лице да пази издадените и получените данъчни документи в оригиналния им вид до 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което удостоверяват. За електронния архив има две допълнителни изисквания:

• през целия срок истинността, целостта и четимостта трябва да са гарантирани, а при електронно съхранение се пазят и данните, които ги осигуряват (чл. 121, ал. 2). При подписана фактура такива данни са например файлът със самия подпис;
• ако фактурите се пазят така, че да има онлайн достъп до тях, лицето е длъжно да осигури такъв достъп и на органите по приходите (чл. 122).

Как се смята давностният срок за конкретно задължение, е въпрос към вашия счетоводител.

Е-фактури към държавни и общински възложители

За обществените поръчки има отделно правило. Чл. 115а от Закона за обществените поръчки, в сила от 1.11.2019, задължава възложителите да приемат и обработват електронни фактури, ако съдържанието им отговаря на чл. 114, ал. 1 от ЗДДС и те следват европейския стандарт за електронно фактуриране (Решение за изпълнение (ЕС) 2017/1870 към Директива 2014/55/ЕС).

Това задължение е за възложителя, не за доставчика. Страницата на Европейската комисия за е-фактурирането в България потвърждава, че по закон доставчиците не са длъжни да издават фактури по EN 16931, и посочва модула за е-фактури в ЦАИС ЕОП. За самата платформа вижте ЦАИС ЕОП и ЕЕДОП.

Какво е „е-фактура“ според ЕС

В правото на ЕС е-фактурата е по-тясно понятие от „фактура в PDF“. Европейската комисия я описва като фактура, която се издава, изпраща и получава в структуриран формат на данните, позволяващ автоматична и електронна обработка. PDF, който човек чете с очи, не отговаря на това описание, макар по ЗДДС да е допустима електронна фактура.

Европейският стандарт е EN 16931. Част 1 е семантичният модел на данните, част 2 е списъкът със съвместими синтаксиси, а част 3 съдържа свързванията към UBL 2.1 и UN/CEFACT CII. Според Комисията нова версия на EN 16931-1 е публикувана през май 2026, като версията от 2017 г. остава съвместима през преходния период. Комисията планира и Директива 2014/55/ЕС да бъде заменена с регламент, който прави стандарта задължителен в обществените поръчки.

ViDA: какво се променя в ЕС

Пакетът „ДДС в цифровата ера“ (ViDA) включва Директива (ЕС) 2025/516. По данни на Европейската комисия:

• приет е на 11.03.2025 и е в сила от 14.04.2025;
• от 14.04.2025 държавите членки могат при определени условия да въведат задължително е-фактуриране;
• от 1.07.2030 започват изискванията за цифрово докладване, основно за трансграничните доставки между бизнеси;
• до 1.01.2035 държавите трябва да приведат националните си системи за докладване в реално време в съответствие с тази на ЕС.

Задължително е-фактуриране в България

Към 28.10.2026 в ЗДДС няма задължение за електронни фактури между бизнеси, а изискването за съгласие на получателя в чл. 114, ал. 9 е в сила. Страницата на Комисията за България (обновена на 20.10.2026) посочва, че страната планира задължително е-фактуриране и цифрово докладване за вътрешните доставки, като са проведени обществени консултации. Целите по нея са:

1. законова рамка, приета от Народното събрание, до края на 2026;
2. работеща национална система за е-фактуриране до края на 2029;
3. съответствие с ViDA до 1.07.2030.

Това са планирани срокове, а не приет закон. Ще обновим статията, когато промените в ЗДДС бъдат обнародвани.