Подновяване на електронен подпис преди декември и проверка на софтуера

Подновяването на електронен подпис е най-евтино и най-безпроблемно, когато се направи, докато удостоверението още работи, а не в деня на подаването. Преди натоварения период в края на годината са достатъчни три проверки: срокът на КЕП, статусът му при доставчика и работещият софтуер на компютъра.

Как да проверите срока и статуса на КЕП

Срокът на валидност е записан в самото удостоверение, но по-сигурна е справката при доставчика. Страницата за проверка на StampIT иска серийния номер на удостоверението в десетичен вид или имейл адрес и връща статуса, данните за титуляра и периода на валидност (StampIT). При B-Trust справките са събрани на едно място: проверка за валидност, OCSP справка и публичен регистър (B-Trust (Борика)).

Разликата между срок и статус е важна. Удостоверение с бъдеща крайна дата може да е спряно или отнето, например след загубена карта, и тогава подписът не върши работа въпреки календара. B-Trust предлага временно спиране за 48 часа при загуба или кражба (B-Trust (Борика)). StampIT публикува и списъци на отнетите удостоверения по издателски центрове (StampIT).

Проверката отнема няколко минути. Направете я за всеки подпис във фирмата, включително за този на счетоводителя и на упълномощените лица.

Колко струва подновяването и защо не е добре да се чака

Подновяването не е същото като ново издаване. StampIT обявява за подновяване на удостоверение за физическо лице (Doc) за 3 години цена от 6,00 евро с ДДС, а за юридическо лице (DocPro) 24,00 евро с ДДС (StampIT). Сметката е наша по данни на S4: при 6 евро за три години излиза по 2 евро годишно за физическо лице.

Цените са различни при всеки доставчик и се променят, затова ги сверете в актуалната му тарифа. Обща справка за пазара има на страницата с цени на електронния подпис.

Доставчиците на практика насочват към онлайн подновяване. StampIT го препоръчва на началната си страница (StampIT), а B-Trust има бутон „Подновете“ в раздела за квалифицирания подпис (B-Trust (Борика)). Условията за онлайн подновяване (колко преди изтичане, какви данни) се виждат в ръководството на съответния доставчик, затова ги прочетете още сега. Подробности за срока и сроковете има в материала за подновяване на електронен подпис преди януари.

Ако подписът е изтекъл, онлайн подновяването може да не е възможно и остава пълно ново издаване. Затова не оставяйте проверката за последната седмица на годината, когато и офисите, и поддръжката са най-претоварени.

Какъв софтуер иска порталът на НАП

Страницата за вход с КЕП в портала на НАП изисква компютърът да може да стартира JNLP файлове с Open Web Start или Java Web Start (Национална агенция за приходите). Първоначалната инсталация на Open Web Start се изтегля от сайта на проекта, а техническите изисквания за подписване са описани в отделен документ, към който сочи страницата.

Изискването има практически смисъл. Ако след обновяване на операционната система или на Java входът спре, причината често е точно тук, а не в подписа. Страницата не назовава конкретен браузър и не уточнява версия на Java (Национална агенция за приходите), така че „кой браузър е най-добрият“ няма официален отговор и не бива да се търси на тази страница.

Освен това КЕП трябва да е инсталиран по инструкциите на избрания доставчик (Национална агенция за приходите). Това включва драйвера на четеца или картата и програмата на доставчика. Инструкции по операционни системи са събрани в страницата със софтуер, драйвери и инструкции за КЕП.

За да не се объркате между способите за вход, вижте вход в НАП с електронен подпис. Сроковете за подаване на декларации за декември проверявайте само на сайта на НАП, защото тук не са проверени към днешна дата.

Годишните отчети в Търговския регистър и кой има право да ги подава

Агенцията по вписванията описва подаването на годишен финансов отчет със заявление по образец Г2, като отчетът се подписва от съставителя и от ръководителя на предприятието (Агенция по вписванията). Към него върви декларация по Закона за търговския регистър, подписана от заявителя. За заявления, подадени след 31.12.2021 г., държавна такса не се дължи.

Практическият въпрос е кой държи подписа. Електронно могат да подават съставителите и адвокатите, но само ако са изрично упълномощени и имат електронен подпис (Агенция по вписванията). Счетоводителят ползва нотариално заверено пълномощно от законния представител, а адвокатът адвокатско пълномощно.

Нашият извод: пълномощното има свой срок и ако подписът на упълномощения изтече, подаването се забавя, дори самото пълномощно да е в сила. Проверете двете неща заедно. Как се влиза и подава, е описано в материала за Търговския регистър с КЕП.

Страницата на агенцията не посочва срок за подаване (Агенция по вписванията), затова срокове не цитираме тук. Те са въпрос към счетоводителя и към самата агенция.

Защо подписът от един доставчик работи и в чужбина

Квалифицираният електронен подпис има същия правен статут като собственоръчния върху хартия и се признава във всички държави членки (Европейска комисия). Страницата на Европейската комисия е актуализирана на 5 май 2025 г..

За работата в края на годината това означава две неща. Подписът от български доставчик не се подновява „за чужбина“ отделно. И ако фирмата подписва документи с чуждестранни партньори, разликата е в проверката на подписа, не в самото удостоверение.

Контролен списък за днес

Започнете със списък на всички подписи във фирмата и срока на всеки. После направете справка за статус при доставчика (StampIT, B-Trust (Борика)). Отбележете кои от тях ще са нужни за отчети и подаване на документи до края на годината.

За подписите, чийто срок изтича през зимата, подайте заявка за подновяване още сега, на сайта на доставчика, където условията са описани (StampIT, B-Trust (Борика)). Проверете и дали компютърът стартира JNLP файлове с Open Web Start или Java Web Start (Национална агенция за приходите), като направите пробен вход в портала на НАП в работен ден и в подходящо за вас време, не в последния момент.

Накрая сверете пълномощните на счетоводителя или адвоката със срока на неговия подпис (Агенция по вписванията). Ако ви трябва подпис на ново лице, вижте как се издава КЕП за физическо лице.