Договор с КЕП – как се подписва от двете страни и кога не стига

Договор с КЕП се сключва, когато и двете страни подпишат с квалифицирания си електронен подпис един и същ електронен документ, а законът приравнява този подпис на саморъчния (Колчева, Коев и съдружници). Квалифицираният подпис е подкрепен от квалифицирано удостоверение (Министерство на икономиката, инвестициите и индустрията), но не замества нотариалната заверка.

Каква правна сила има договорът с КЕП

Законът за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (ЗЕДЕУУ) поставя КЕП наравно със саморъчния подпис, а подписаният с него файл се смята за подписан частен документ (Колчева, Коев и съдружници). Квалифицираният подпис е усъвършенстван подпис, създаден с устройство за квалифициран подпис, например смарт карта с четец, и подкрепен от квалифицирано удостоверение (Министерство на икономиката, инвестициите и индустрията). Тази връзка с носителя пречи друг човек да подписва вместо титуляра.

Министерството на икономиката изрично посочва сключването на договор в електронна форма като едно от приложенията на електронния подпис (Министерство на икономиката, инвестициите и индустрията). За търговските сделки, като договорите с клиенти и доставчици, законът не изисква специална форма (Колчева, Коев и съдружници). Там КЕП служи главно като доказателство за съдържанието и за автора, ако по-късно възникне спор.

Обикновеният и усъвършенстваният подпис имат друга сила. Те се равняват на саморъчен само между страните и само ако страните изрично са се споразумели за това (Министерство на икономиката, инвестициите и индустрията). Основанието е чл. 13, ал. 4 от ЗЕДЕУУ, но такава уговорка не отменя специална форма, която законът изисква (Planit).

Кои договори не се сключват само с електронен подпис

Документ с електронен подпис не се приема за нотариална заверка на подписа или на съдържанието, а още по-малко за нотариален акт (Колчева, Коев и съдружници).

Рискът при грешна форма е сериозен. Чл. 26 от Закона за задълженията и договорите (ЗЗД) обявява за нищожни договорите, при които липсва предписаната от закона форма, както и тези без съгласие (invoice24 (i24 Limited)). От двете правила следва практичен извод: преди да изпратите файл за подпис, първо проверете дали видът сделка изобщо допуска частен писмен документ (Колчева, Коев и съдружници).

Повечето търговски договори са двустранни, тоест и двете страни поемат задължения (invoice24 (i24 Limited)). Двустранният договор обвързва страните от момента, в който и двете са го подписали. При електронно подписване този момент се вижда в данните на втория подпис, затова той е важен за датата на сключване.

Как се подписва договор с КЕП от двете страни

Вариантът с пълна електронна форма изисква и двамата представители да подпишат договора с КЕП (Колчева, Коев и съдружници). На практика едната страна подписва окончателния файл и го изпраща, а другата добавя своя подпис към вече подписания документ, без да променя текста. Ключовият въпрос е дали накрая съществува ясно установима версия, подписана и от двете страни (Planit). Ако някой коригира съдържанието след първия подпис, той на практика подписва различен документ.

PDF е удобен формат, защото и двата подписа остават видими в самия файл. Подписът защитава съдържанието от последващи промени (Министерство на икономиката, инвестициите и индустрията). Ако насрещната страна изпрати отделно подписан файл, обяснението за файловете.p7s и.p7m помага да го отворите и проверите.

Сканираният хартиен договор не е електронно подписан документ, защото сканирането само по себе си не е електронен подпис (Planit). Това е честата грешка при „договор по имейл“. Сканираните подписи доказват по-малко от двата КЕП върху един файл.

Смесеният вариант с КЕП и подпис на хартия

Законът допуска и договор, подписан с КЕП само от едната страна (Колчева, Коев и съдружници). Тогава представителят на другата страна подписва саморъчно разпечатано копие на електронния договор. Вариантът е по-достъпен, ако насрещната страна няма квалифициран подпис.

Наш извод от таблицата е, че смесеният вариант разделя доказателствата. Едната страна държи електронен файл с КЕП, а другата хартия с химикал, и при спор ще трябва да се докаже, че двата текста съвпадат (Колчева, Коев и съдружници, Planit). Затова е добре в договора да има уникален номер и дата, които да се виждат и в двата екземпляра.

Трудов договор и анекс с електронен подпис

Трудовите договори имат свои правила, уредени с Наредбата за електронните документи в трудовото досие (Колчева, Коев и съдружници). Двете страни трябва да са дали изрично писмено съгласие да получават електронни изявления, а подписаните документи се изпращат по електронна препоръчана поща. Видът подпис на служителите се посочва в Правилника за вътрешния трудов ред.

Работодателят подписва трудовоправните документи само с КЕП, а служителят може да ползва обикновен, усъвършенстван или квалифициран подпис (Колчева, Коев и съдружници). Уговорка между страните не позволява на работодателя да подписва с УЕП, защото чл. 7, ал. 4 от наредбата изисква КЕП (Planit). Ако работодателят иска КЕП и от служителя, той го осигурява за своя сметка.

Кодексът на труда изисква писмена форма преди постъпването на работа, без нотариална заверка, а работникът трябва да получи екземпляр от подписания договор (Адвокатско дружество „Дилова и партньори“). Допълнителното споразумение също се подписва от двете страни и става част от основния договор. Системата за електронно досие отчита времето до секундата и използва квалифициран електронен времеви печат (Колчева, Коев и съдружници). Времевият печат помага да се докаже кога е подписано, но не заменя подписите на страните (Planit). Работодател, който не е готов за всичко това, може да ползва смесена система, при която той подписва с КЕП, а служителят саморъчно на хартия.

Какво да проверите преди и след подписа

Преди подписване уверете се, че удостоверението на всяка страна е валидно. Доставчикът може да спре действието на квалифицирания подпис до 48 часа при основателно съмнение, че то трябва да бъде прекратено (Министерство на икономиката, инвестициите и индустрията). Действието се прекратява и с изтичането на срока на валидност или при прекратяване на юридическото лице на титуляра. Подпис, положен със спряно или изтекло удостоверение, отслабва доказателствената сила на целия договор.

Следващата проверка е кой подписва. Изисква се да се установи авторът, правомощията му и кой е титулярят на подписа (Planit). Ако подписва управител на фирма, сверете дали удостоверението е издадено на него като представител, а не само като физическо лице.

След подписване отворете файла и проверете и двата подписа. Документът не бива да показва промени след втория подпис, защото подписът защитава съдържанието от последващи изменения (Министерство на икономиката, инвестициите и индустрията). За собствени проби без реален документ полезни са официалните тестови страници за електронен подпис.

Договорът с КЕП остава частен документ и не замества нотариалната заверка или нотариалния акт (Колчева, Коев и съдружници). Затова границата между двата режима е първото, което си струва да проверите, преди да подпишете.